La copia in formato PDF non è idonea a provare l’invio dell’allegato contenuto nel messaggio

La Corte di Appello di Milano, con la sentenza 7 aprile 2025, è tornata sulla questione del formato dei documenti informatici idonei a provare l’avvenuta notificazione di una PEC e ha confermato che questo deve essere necessariamente prodotte in formato EML oppure MSG perché solo in questo caso l’apertura del file permette di verificare, insieme alle informazioni di accettazione e consegna apposte dai sistemi di posta elettronica, anche la presenza dell’allegato oggetto di notificazione.

Questa sentenza di appello origina da una sentenza in cui il tribunale aveva accolto l’eccezione di prescrizione del convenuto rigettando la domanda dell’attore per mancata prova di atti idonei ad interromperla in particolare, per quanto dui di interesse, perché della PEC contenente un sollecito di pagamento era stata depositata solo una copia in formato PDF. L’appellante contestato la decisione rivendicando l’applicabilità dell’articolo 2717 c.c. e quindi la conformità della copia prodotta all’originale in assenza di contestazione.

La Corte di Appello ha rigettato il ricorso non per un problema di mancanza di conformità della copia all’originale ma perché la copia in formato PDF degli originali in formato EML oppure MSG non permettono appunto di verificare il contenuto dell’allegato e quindi dell’atto effettivamente notificato.

Pertanto in caso di deposito di documentazione a comprova della comunicazione o della notifica di un file a mezzo PEC è necessario che la PEC sia caricata sul sistema telematico in formato EML oppure MSG.

Di seguito i passaggi della sentenza sentenza della Corte di Appello di Milano del 7 aprile 2025 dedicati a questa questione.

(…) considerato che il giudizio è stato introdotto nell’agosto 2020, gli unici atti astrattamente idonei ad interrompere il decorso della prescrizione sarebbero le diffide dell’08.07.2016 e del 18.03.2017, documenti prodotti dall’odierna appellante (in replica all’eccezione di prescrizione svolta dal Comune in comparsa di costituzione e risposta) con la memoria exart. 183comma VI n. 1 c.p.c. A dimostrazione dell’avvenuto invio e ricezione di tali diffide, (…) ha, poi, prodotto nel corso del giudizio di primo grado la copia fotostatica in formato pdf della ricevuta di avvenuta consegna e accettazione datata 21/3/2017, in ipotesi riferibile alla diffida del 18/3/2017.

(…) Va, quindi, richiamato che la parte appellante ha, poi, contestato anche l’ulteriore valutazione svolta dal giudice di primo grado, circa l’inidoneità del documento in questione al fine di dimostrare l’invio e la ricezione della lettera di diffida, facendo leva sull’efficacia rappresentativa del file pdf da essa prodotto, consistente nella copia fotostatica delle ricevute PEC di avvenuta consegna e accettazione (…). Secondo la parte appellante, difatti, tale copia fotostatica avrebbe, in assenza di disconoscimento di controparte, la stessa efficacia della copia originale ai sensi dell’art. 2719c.c.

Tuttavia, come rilevato dal Comune appellato, pare che l’appellante non abbia colto “l’effettiva ratio decidendi della sentenza gravata che, nel censurare il documento prodotto dall’appellante, non ne poneva in discussione una qualche conformità ad “un” originale, ma solo l’effettiva valenza dimostrativa ai fini che B. pareva prefiggersi, ovverosia quelli interruttivi”.

A tal proposito, quanto all’idoneità a documentare l’effettiva ricezione della documentazione di cui al file pdf, riproduttivo della ricevuta di accettazione – ferma comunque la tardività con la quale tale documento è stato prodotto – pare opportuno richiamare l’insegnamento della Suprema Corte di Cassazione che – seppure in tema di notifica di un atto processuale – sul punto evidenzia che “In tema di notificazione a mezzo posta elettronica certificata, la violazione delle forme digitali previste dalla L. n. 53 del 1994,artt. 3-bis, comma 3, e 9, nonché dall’art. 19-bis delle “specifiche tecniche” date con Provv. 16 aprile 2014 del Responsabile per i Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della giustizia – che impongono il deposito in PCT dell’atto notificato, delle ricevute di accettazione e consegna in formato “.eml” o “.msg” e dell’inserimento dei dati identificativi delle suddette ricevute nel file “datiAtto.xml” -, previste in funzione non solo della prova ma anche della validità dell’atto processuale (arg. Ex art. 11della stessa L. n. 53 del 1994), determina, salvo che sia impossibile procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’art. 3-bis legge cit. (nel qual caso l’avvocato fornisce prova della notificazione estraendo copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82,art. 23, comma 1:L. n. 53 del 1994,art. 9, commi 1-bis e 1-ter), la nullità della notificazione: atteso, per un verso, che soltanto il rispetto delle predette forme (le quali permettono, attraverso l’apertura del file, di verificare la presenza dell’atto notificato nella disponibilità informatica del destinatario) consente di ritenere provato il raggiungimento dello scopo legale dell’atto processuale di notificazione che, a differenza della comunicazione, non ha la funzione di portare la semplice notizia di un altro atto processuale, ma la diversa funzione di realizzarne la tempestiva consegna, nella sua interezza, al destinatario per consentirgli di esercitare appieno il diritto di difesa e al contraddittorio; e considerato, per altro verso, che tale dimostrazione non è invece consentita ove il deposito dell’atto notificato a mezzo PEC e delle ricevute di accettazione e consegna avvenga in diverso formato (ad es. in formato PDF), salvo che, in tale ipotesi, la prova della tempestiva consegna sia desumibile ed in concreto desunta aliunde, sulla base delle circostanze emerse nella fattispecie concreta, nel qual caso la nullità è sanata per convalidazione oggettiva, ai sensi dell’art. 156, comma 3, c.p.c.” (Cassazione civile sez. III, n. 16189/2023, enfasi aggiunta).

Alla luce di tali principi, deve rilevarsi che nel caso di specie non vi è prova dell’effettiva consegna delle diffide di pagamento datate 08.07.2016 e 18.03.2017 allegate dall’appellante poiché, come già correttamente osservato dal giudice di primo grado, l’odierna parte appellante ha mancato di produrre le ricevute di accettazione e consegna in formato “.eml” o “.msg”, che avrebbero potuto consentire di verificare, attraverso l’apertura del file, la presenza dell’atto notificato; invero, l’appellante si è limitata a produrre un file in formato pdf, sì che non è possibile risalire con certezza al contenuto degli allegati ad esso relativi, non essendovi neanche corrispondenza di date, poiché, la ricevuta di accettazione riprodotta nel file pdf di cui all’allegato 16, reca data 21.03.2017.